RESPONSABLE DE PÔLE ADMINISTRATIF EN TERRITOIRE DE SOLIDARITÉ (H/F)

Offre actualisée le : 11/09/2015

Description de l'offre

Date limite de candidature : 25/09/2015

Organiser la gestion et la mise en œuvre des activités administratives :
- Assurer la qualification des informations entrantes dans le cadre de l’ASE (l'Aide Sociale à l'Enfance).
- Assurer la fonction de régisseur des aides financières des services aide sociale à l’enfance et des transports (enregistrements informatiques, paiement des aides, suivi comptable).
- Élaborer et mettre à jour des tableaux de bords de suivi des activités.
- Assurer un rôle de référent interne pour la mise en œuvre des différentes procédures administratives (conseil, formation….).
- Apporter un appui technique sur le logiciel métier et sur les outils bureautiques auprès de l'ensemble des utilisateurs participer aux réunions de direction et assurer l'organisation et/ou l'animation de réunions en interne du territoire ou transverses aux territoires de projet ou à l’échelon départemental.

Organiser et assurer en lien avec le responsable de territoire la fonction d’accueil au sein du territoire

Assurer auprès du responsable de territoire la gestion des dossiers transverses :
- Assurer la circulation de l'information (diffusion de notes internes et de documents transverses en interne et de partenaires externes, rédaction et diffusion à partir d’instruction du responsable de territoire de notes).
- Prendre en charge le suivi du document unique (assurer la mise à jour du logiciel, effectuer auprès des différents acteurs un rôle de veille et de contrôle d'effectivité des mesures mises en œuvre).
- Assurer le pilotage, en lien avec les agents de la direction concernée et les archives départementales, des dossiers de la direction dans le cadre du protocole d’archivage mis en place au sein de la collectivité.
- Assurer un rôle d'information en termes ressources humaines (organisation du temps de travail, frais de déplacement, partage de la fonction RH (Ressources Humaines) dans le respect des protocoles internes).
- Garantir le reporting des actions et informations incontournables de la direction (réunions de service, Maestro…..).
- Assurer la coordination et la transmission des informations du territoire à communiquer à la direction de la communication (diffusion sur le site Web….).
- Participer à l'élaboration des projets structurants (projet de territoire par exemple)
- Piloter la mise en œuvre en territoire de l'accueil des différents publics.
- Organiser l'accueil des nouveaux arrivants en territoire
- Gérer le fonds documentaire matérialisé ou dématérialisé du territoire (recensement des besoins, mise à jour, commande…).

¤ Assurer auprès du responsable de territoire la gestion de la logistique au sein du territoire.
- Assurer le recensement et l'analyse et assurer les commandes des besoins en termes de fournitures de bureau, mobilier, formalités et imprimés divers…
- Assurer le suivi du parc automobile affecté au territoire de solidarité (entretien, vérification de la complétude des tableaux de bord, déclaration de sinistre…).
- Assurer en lien avec la direction du patrimoine départemental le suivi des locaux (demande d'intervention, réception des entreprises, veille sur la bonne réalisation des travaux).
- Assurer le suivi budgétaire des enveloppes dédiées au territoire de solidarité.
- Être l’Interlocuteur avec les entrepreneurs et fournisseurs à l’occasion de travaux dans les locaux du centre médico-social.
- Organiser les modifications d'organisation matérielle.

Assurer l’encadrement fonctionnel du secrétariat.

Assurer le suivi financier (délégation de signature pour les commandes fournisseurs inférieures à 1 000 €).

Détail de l'offre

Lieu de travail

Région : Basse Normandie
Département : Manche
Ville : Saint-Hilaire-du-Harcouët

Filière

Administrative

Catégorie d'emploi

Assistante / Assistant de direction

Informations

Statut du poste : Titulaire ou contractuel
Temps de travail : Temps complet

Profil recherché

Savoir
• Connaissance du champ et des dispositifs du secteur médico-social relevant des compétences du conseil départemental. Connaissance de l’organisation et du fonctionnement de la collectivité.
• Maîtrise de l’expression écrite et orale.
• Maîtrise des outils informatiques et bureautiques (notamment word – excel – outlook – internet – Iodas).
• Maîtrise des techniques de management (animer, encadrer, motiver, déléguer et évaluer).


Savoir-faire
• Aptitude rédactionnelle.
• Capacité de synthèse.
• Savoir prendre des notes et reformuler.
• Conduite de réunion.
• Gestion des conflits.

Savoir-être
• Aptitude à la prise d’initiatives.
• Aptitude à la prise de décision.
• Sens du relationnel.
• Rigueur, méthode et sens de l’organisation.
• Capacité à travailler et échanger en équipe.
• Capacité à travailler en transversalité avec différentes équipes.

Candidatures

Monsieur le Président
CONSEIL DEPARTEMENTAL DE LA MANCHE
Maison du département
Direction des Ressources Humaines
50050 SAINT LO CEDEX

Informations complémentaires : renseignements sur le poste : André Le Fouler, responsable de territoire du Mortainais, 02 33 69 28 00
renseignements administratifs :Christophe Géland, responsable recrutement-mobilité, 02 33 05 95 67

ou par courriel : recrutement@manche.fr.
Ce poste est susceptible d’être occupé par un agent contractuel en application de l’article 3-2 de la Loi 84-53 du 26 janvier 1984 modifiée.

Structure

CONSEIL DEPARTEMENTAL DE LA MANCHE
Territoire de solidarité du Mortainais

Contact référent de l'annonce

Nom du contact : Christophe Géland
Voir le contact